郑州航院青年志愿者协会档案管理制度
发布时间:2012-06-18  浏览次数:

郑州航院青年志愿者协会档案管理制度

1. 为加强青协工作档案管理的系统性、完整性和科学性,使青协的工的历史资料得以完整保存,故建立本制度。

2. 青协的档案管理工作由青协办公室与秘书处共同负责,对青协的总体文档进行分类归档管理。为青协的各项活动提供参考资料,保障各项决策的科学化、制度化。

3. 青协总体档案分类如下:各级文件类、会议记录、学生成员档案、青协工作计划工作总结、奖品、纪念品、其他资料、重要书刊等。

4. 青协各职能部门在每学期初必须有详细的本学期工作计划及上学期的工作总结,一式两份,分别由本部门及办公室存档。青协总体计划及总结由办公室负责草拟,由主席团负责实施。

5. 会内每次活动都应记录存档。记录内容主要有:活动主题,活动时间,活动人,负责人,活动内容简介,意义,备注。对每一位参加活动的同学作记录并作出评价纳入学生总评。

6. 凡大型活动的方案、总结及有关材料除本部门存档外,还须送交秘书处和办公室存档。活动方案于活动前提交。总结及有关材料于活动结束后一周内递交,此任务由各部长负责。

7. 各部门递交策划需有统一规格,规格如下:

(1) 标题小二黑体加粗、副标题三号黑体加粗、正文中标题小三加粗宋体、正文四号宋体、正文标号四号宋体加粗、落款小三楷体加粗,页边距上下2厘米,左右2.5厘米。行间距1.5倍,文中表格中标题四号宋体,内容四宋体

(2) 活动办公室存档:纸质和电子档。书面的经验存档汇总到办公室。

8. 部长及以上干部每学期必须递交一份详细的个人总结,介绍在这期间的工作内容、工作成绩及经验教训,并由办公室存入档案(具体递交时间由办公室统一安排)。

9. 如借用青协财产及相关文件,须经办公室或有关部门负责人同意并作登记方可,且用后及时归还存档。其它类别档案视具体情况由办公室作出适当安排。

10. 本制度自颁发日起立即实施,其最终解释权归青年志愿者协会所有。

                                      郑州航院青年志愿者协会

                                          2011年10月1日

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